Dieses Wissen ist über Jahre entstanden, durch Wiederholung, durch Fehler, durch Beobachtung und durch Situationen, die sich kaum vollständig dokumentieren lassen. Was aber passiert, wenn genau diese Menschen das Unternehmen verlassen?
Diese Frage wird für viele Unternehmen in den kommenden Jahren immer wichtiger. Der demografische Wandel bedeutet nicht nur, dass Fachkräfte schwieriger zu finden sind. Mit jedem erfahrenen Mitarbeiter und jeder erfahrenen Mitarbeiterin, die in den Ruhestand gehen, kann auch Wissen verschwinden, das für Abläufe, Qualität und Entscheidungen im Unternehmen wichtig ist.
Innovation wird häufig mit neuen Technologien verbunden. Vielleicht gehört zu einer innovationsfähigen Organisation aber genauso die Fähigkeit, vorhandenes Wissen zu bewahren, weiterzugeben und mit neuen Möglichkeiten zu verbinden.
Wenn Menschen gehen, geht häufig mehr als Arbeitskraft
Das Fraunhofer-Institut für Produktionsanlagen und Konstruktionstechnik IPK beschäftigt sich im Forschungsprojekt STARK genau mit dieser Herausforderung. Ausgangspunkt ist ein tiefgreifender Generationenwechsel: Nach Angaben des Instituts werden in Deutschland in den kommenden zehn Jahren rund 20 Millionen Erwerbstätige aus dem Berufsleben ausscheiden, während etwa 12,5 Millionen jüngere Arbeitskräfte nachrücken.
Für Unternehmen entsteht dadurch eine doppelte Herausforderung. Einerseits müssen Stellen neu besetzt und Aufgaben möglicherweise anders verteilt werden. Andererseits stellt sich die Frage, wie Wissen weitergegeben werden kann, das über viele Jahre gewachsen ist und häufig gar nicht als dokumentiertes Wissen vorliegt.
Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen spielt dieses informelle Erfahrungswissen eine große Rolle. Viele Abläufe funktionieren, weil Menschen wissen, worauf sie achten müssen, wen sie bei einem bestimmten Problem ansprechen können oder welche Lösung in einer ungewöhnlichen Situation schon einmal funktioniert hat. Solange diese Menschen im Unternehmen sind, erscheint dieses Wissen selbstverständlich. Erst wenn sie fehlen, wird sichtbar, wie viel davon an einzelne Personen gebunden war.
Wissenssicherung wird damit zu mehr als einer Frage guter Dokumentation. Sie berührt unmittelbar die Fähigkeit eines Unternehmens, auch unter veränderten Bedingungen handlungsfähig zu bleiben.
Erfahrung lässt sich nicht einfach in einen Ordner legen
Natürlich ist die Herausforderung nicht neu. Unternehmen dokumentieren Prozesse, erstellen Anleitungen, organisieren Übergaben und versuchen, Wissen zwischen erfahrenen und neuen Mitarbeitenden weiterzugeben. Trotzdem gibt es einen Unterschied zwischen Informationen, die sich problemlos aufschreiben lassen, und Erfahrungswissen, das sich über Jahre entwickelt hat.
Wer eine Tätigkeit lange ausübt, trifft viele Entscheidungen nicht mehr anhand einer Checkliste. Menschen erkennen Muster, entwickeln ein Gefühl für Situationen und verbinden einzelne Informationen miteinander, ohne jeden Schritt bewusst erklären zu müssen. Genau dieses Wissen ist besonders wertvoll und gleichzeitig besonders schwierig zu übertragen.
Das Fraunhofer-Projekt setzt deshalb nicht allein auf klassische Dokumentation. STARK verfolgt einen soziotechnischen Ansatz, bei dem arbeitswissenschaftliche Methoden mit künstlicher Intelligenz verbunden werden. Entwickelt und erprobt werden soll ein System, das Erfahrungswissen sichern, aufbereiten und in passenden Situationen wieder verfügbar machen kann.
Interessant ist dabei weniger die Technologie allein als die grundsätzliche Idee dahinter: Wissen soll nicht nur irgendwo gespeichert werden, sondern dann zur Verfügung stehen, wenn Menschen es tatsächlich benötigen. Damit verändert sich auch die Frage, wie Unternehmen über Wissensmanagement nachdenken können. Statt möglichst viele Informationen zu sammeln, geht es stärker darum, relevantes Wissen im richtigen Kontext nutzbar zu machen.
KI kann Wissen zugänglich machen, aber Erfahrung nicht ersetzen
Im Zentrum des Projekts steht unter anderem ein sogenannter STARK-Buddy. Dieser soll Mitarbeitende in wissenskritischen Situationen unterstützen und Informationen kontextbezogen bereitstellen. Vorgesehen ist beispielsweise eine Nutzung über Wearables wie Smart Glasses. Gleichzeitig berücksichtigt das Projekt ausdrücklich Fragen der Transparenz, Nachvollziehbarkeit sowie ethische, rechtliche und soziale Aspekte.
Für die Innovationsdebatte steckt darin ein wichtiger Gedanke. Künstliche Intelligenz muss nicht zwangsläufig eingesetzt werden, um menschliches Wissen zu ersetzen. Sie kann auch dazu dienen, dieses Wissen besser verfügbar zu machen und den Transfer zwischen Menschen zu unterstützen.
Das verändert die Perspektive auf Technologie. Wenn ein erfahrener Mitarbeiter sein Wissen über Jahre aufgebaut hat, wird ein KI-System diese Erfahrung nicht einfach übernehmen und selbst zu einem erfahrenen Kollegen werden. Es kann aber möglicherweise dabei helfen, relevante Informationen zu strukturieren, Zusammenhänge auffindbar zu machen und jüngeren Mitarbeitenden einen besseren Zugang zu bereits vorhandenem Wissen zu geben.
Genau deshalb ist die Verbindung von Mensch und Technologie interessanter als die Frage, wer wen ersetzt. Die Stärke liegt nicht darin, Erfahrung zu automatisieren, sondern darin, neue Möglichkeiten zu schaffen, damit Erfahrung weitergegeben werden kann.
Dazu gehört allerdings mehr als ein technisches System. Fraunhofer berücksichtigt im Projekt deshalb auch Veränderungsbereitschaft und den Aufbau von KI-Kompetenzen. Das ist konsequent, denn ein Werkzeug zur Wissenssicherung bringt wenig, wenn Mitarbeitende ihm nicht vertrauen, es im Arbeitsalltag nicht nutzen oder keinen Sinn darin erkennen, ihr eigenes Wissen einzubringen.
Wissen weiterzugeben ist eine Investition in die Zukunft
Der bevorstehende Generationenwechsel lässt sich nicht verhindern. Unternehmen können aber beeinflussen, wie viel Wissen dabei verloren geht. Dafür lohnt es sich, nicht erst wenige Wochen vor dem Ruhestand eines Mitarbeitenden über eine Übergabe nachzudenken, sondern Wissensaustausch als kontinuierlichen Teil der Organisation zu verstehen.
Das beginnt mit einfachen Fragen: Welches Wissen ist für uns besonders kritisch? Bei welchen Aufgaben sind wir stark von einzelnen Personen abhängig? Welche Erfahrungen lassen sich dokumentieren und welche müssen im gemeinsamen Arbeiten weitergegeben werden? Wo können digitale Werkzeuge unterstützen und wo braucht es vor allem Zeit für den Austausch zwischen Menschen?
Auch das Projekt STARK betrachtet Wissenssicherung deshalb über den gesamten Weg eines Mitarbeitenden im Unternehmen hinweg, vom Onboarding bis zum Offboarding. Das Ziel ist nicht nur, Wissen kurz vor dem Ausscheiden einer Person einzusammeln, sondern Strukturen zu schaffen, in denen Erfahrung kontinuierlich weitergegeben und nutzbar gemacht werden kann.
Vielleicht liegt genau darin eine Form von Innovation, über die wir noch zu selten sprechen. Fortschritt bedeutet nicht immer, etwas Bestehendes durch etwas Neues zu ersetzen. Er kann auch darin bestehen, das Wertvolle aus dem Bestehenden zu erkennen und es mit neuen Möglichkeiten weiterzuentwickeln. Genau daran arbeitet gerade das BadenCampus AI-Team. Wir entwickeln und testen intern einen Wissensgraphen, quasi das digitale Gehirn des BadenCampus. Alle Mitarbeitenden bringen sich mit ihrem Wissen ein, mit dem Ziel, diese Wissens-Agenten auch anderen Unternehmen anbieten zu können.
Für Unternehmen wird diese Fähigkeit in den kommenden Jahren wichtiger werden. Wenn weniger Menschen nachrücken, können Erfahrung, Wissen und gute Übergaben zu einem entscheidenden Teil der eigenen Zukunftsfähigkeit werden. Technologie kann dabei helfen, aber sie nimmt Unternehmen die eigentliche Aufgabe nicht ab: Wissen muss geteilt werden können, Menschen müssen voneinander lernen wollen und es braucht eine Kultur, in der Erfahrung nicht erst dann sichtbar wird, wenn sie plötzlich fehlt.
Die vielleicht wichtigste Frage lautet deshalb nicht erst: Wie ersetzen wir die Menschen, die uns verlassen? Viel früher sollten wir fragen, was sie wissen, was wir von ihnen lernen können und wie dieses Wissen auch der nächsten Generation zur Verfügung steht.
Quelle: Fraunhofer-Institut für Produktionsanlagen und Konstruktionstechnik IPK, Forschungsprojekt „STARK – Sicherung und Transfer von Erfahrungswissen zur Resilienzsteigerung durch Künstliche Intelligenz“, Projektlaufzeit 2026–2028. Zum Forschungsprojekt beim Fraunhofer IPK
